Om rollen

Ulmo AS vokser og søker nå en strukturert og engasjert administrasjonsmedarbeider til en variert rolle med ansvar innen administrasjon, HR, HMS, kvalitet og støttefunksjoner på tvers av organisasjonen.

Du vil få en sentral rolle i virksomheten og samarbeide tett med ledelse, salg, prosjekt, produksjon og økonomi. Rollen innebærer både administrative, koordinerende og oppfølgende oppgaver, og du vil bidra til at organisasjonen fungerer effektivt i det daglige.

Arbeidsdagene vil være varierte. Den ene dagen kan du jobbe med personaloppfølging, timegrunnlag eller møtekoordinering, mens du neste dag bistår prosjektavdelingen med dokumentasjon, planlegger kurs eller følger opp kvalitets- og HMS-relaterte oppgaver.

Rollen passer for deg som liker å skape struktur, trives med å jobbe bredt og motiveres av å være en viktig støttespiller for hele organisasjonen.

Sentrale arbeidsoppgaver:

• Bistå organisasjonen med administrative oppgaver på tvers av avdelinger

• Koordinere møter, kurs, opplæring og interne arrangementer

• Bestille og koordinere reiser, hotell og andre praktiske aktiviteter

• Skrive referater og følge opp beslutninger og aksjonspunkter

• Følge opp sykefravær, HMS-kort, kompetanseoversikter og personaladministrative oppgaver

• Bistå ved rekruttering, onboarding og medarbeideroppfølging

• Følge opp timefangst og bistå med kontroll av lønns- og fakturagrunnlag

• Bistå prosjekt-, salgs- og produksjonsavdelingen med administrative og koordinerende oppgaver

• Bidra til drift, vedlikehold og videreutvikling av selskapets kvalitets- og miljøstyringssystem

• Følge opp avvik, dokumentasjon og forbedringsarbeid

• Delta i arbeidet med revisjoner, sertifiseringer og internkontroll

• Bidra til utvikling og forbedring av administrative prosesser og arbeidsmetoder

Kvalifikasjonskrav:

Vi tror du vil lykkes godt i rollen dersom du har erfaring fra administrativt arbeid og trives med koordinering, oppfølging og struktur.

Relevant utdanning innen administrasjon, HR, økonomi eller tilsvarende er en fordel, men relevant erfaring kan kompensere for manglende formell utdanning. Personlige egenskaper vil bli tillagt stor vekt.

Vi ser for oss at du har:

• Erfaring fra administrativt arbeid, kontorstøtte eller tilsvarende funksjoner

• God systemforståelse og evne til raskt å sette deg inn i nye digitale verktøy

• Erfaring med koordinering og oppfølging av administrative prosesser

• Evne til å arbeide strukturert og håndtere flere parallelle oppgaver samtidig

• Gode norsk- og engelskkunnskaper, både muntlig og skriftlig

• Førerkort klasse B

Det er en fordel om du har:

• Erfaring med personaladministrasjon, sykefraværsoppfølging eller HR-relaterte oppgaver

• Erfaring med timefangst, lønnsunderlag eller kontroll av fakturagrunnlag

• Kjennskap til HMS-, kvalitets- eller miljøstyringssystemer

• Erfaring med ISO 9001, ISO 14001 eller annet forbedrings- og revisjonsarbeid

• Erfaring med prosjektadministrasjon, dokumenthåndtering eller koordinering av leveranser

• Kjennskap til arbeidsmiljøloven og annet relevant regelverk

• Erfaring med ERP-, HR- eller kvalitetssystemer

Personlige egenskaper:

Vi ser etter en person som er strukturert, serviceinnstilt og løsningsorientert. Du trives med å jobbe på tvers av fagområder, har god gjennomføringsevne og evner å håndtere flere oppgaver samtidig.

Du er positiv, samarbeidsorientert og tar ansvar for egne oppgaver. Samtidig har du et godt øye for detaljer og bidrar til orden, kvalitet og gode arbeidsprosesser.

Hvorfor Ulmo?

Hos Ulmo AS jobber du i et faglig sterkt miljø som leverer komplekse industrielle prosjekter med kvalitet og stolthet.

Hos oss får du en sentral rolle med stor bredde i arbeidsoppgavene og mulighet til å bidra på tvers av hele virksomheten. Du vil jobbe tett med mange ulike fagmiljøer og få god innsikt i hvordan selskapet drives.

Vi tilbyr et arbeidsmiljø preget av samarbeid, tillit og engasjement, og legger til rette for både faglig og personlig utvikling.

Vi tilbyr:

• En sentral rolle i en virksomhet med store ambisjoner og spennende utviklingsmuligheter

• Varierte arbeidsoppgaver med stor bredde og påvirkningsmulighet

• Muligheten til å jobbe tett med hele organisasjonen

• Et godt arbeidsmiljø preget av samarbeid, tillit og engasjement

• Stor grad av selvstendighet og mulighet til å påvirke egen arbeidshverdag

• Gode muligheter for faglig og personlig utvikling

• Konkurransedyktige betingelser og gode pensjons- og forsikringsordninger